Excel ile prim hesabı neden hata üretir? 5 tipik sebep
Excel'de prim hesaplayan işletmelerin en sık düştüğü beş hata: çift sayım, elle uygulanan kurallar, kilitlenmeyen dönem. Nasıl önlenir?
Excel, prim hesabına başlamak için en kolay araçtır; sorun, işler büyüdükçe aynı dosyanın artık bir hesap motoru gibi davranması gerektiğidir. Bir işletmenin birkaç şubesi, yüzlerce işlem satırı ve dönemden döneme değişen bir prim programı olduğunda dosya sessizce yanlış sonuç vermeye başlar. Aşağıdakiler en sık görülen beş sebep.
Kayıt iki kez sayılır ya da hiç sayılmaz
Çoğu dosya satırları metin olarak birleştirir ve joker karakterli COUNTIF ile sayar. Bir ürün adı başka bir ürün adının içinde geçiyorsa (ör. "Servis Paketi" ve "Servis Paketi Plus") ikisi de aynı kovaya düşer. Tersi de olur: yazım farkı yüzünden satır hiçbir kovaya girmez. İkisi de ekranda hata vermez; fark ödeme gelince ortaya çıkar.
Hızlı kontrol
Şube toplamlarını toplayın ve ham satır sayısıyla karşılaştırın. İkisi tutmuyorsa bir yerde çift sayım ya da kayıp var demektir.
Kurallar hücrelerde değil, kişilerde yaşar
Fiyat bandı, çarpan, ön koşul ve hedef gerçekleştirme puanı gibi kurallar çoğu zaman elle uygulanır. Dosyayı kimin yazdığını bilen kişi ayrılınca ya da izne çıkınca hangi kuralın hangi hücrede uygulandığı kaybolur. Sonuç doğru görünür ama neden doğru olduğunu kimse açıklayamaz.
Dönem hiç kilitlenmez
Kapanmış bir ayın dosyası bir sonraki ay açılır, bir formül düzeltilir ve geçen ayın rakamı da değişir. Hangi rakamın ne zaman değiştiği kayda geçmediği için kapanış rakamı güvenilmez hale gelir. Bir dönemi gerçekten kapatmak, o dönemin kayıtlarını ve kurallarını dondurmak ve düzeltmeyi ayrı bir kayıt olarak yazmak demektir.
Gelen ve giden prim karışır
Bir işletme aynı anda iki akışı yönetir: prim sağlayan kurumdan (operatör, sigorta şirketi, marka) alacağı prim (gelir) ve personele, müdüre, koordinatöre ödeyeceği prim (gider). Aynı sayfada tutulduklarında iki akışın dönemi, vadesi ve geri alma kuralı birbirine karışır; hangi tutarın tahsil edildiği, hangisinin ödendiği netleşmez.
Kurumun rakamıyla kendi rakamınız karşılaştırılmaz
Kurumun bildirimi geldiğinde çoğu işletme toplam tutara bakar ve "yaklaşık tutuyor" der. Kalem kalem karşılaştırma yapılmadığı için tolerans dışında kalan iptaller ve geri almalar fark edilmez. Düzenli mutabakat, farkın hangi işlemden kaynaklandığını bulmanın tek yoludur.
Ne yapmalı?
Beş sorunun ortak noktası, hesabın ve kuralın dosyanın içine gömülü olmasıdır. Çözüm; kuralları veri olarak tutmak, her hesabı adım adım izlenebilir kılmak, kapanan dönemi kilitlemek ve bildirimi kalem kalem karşılaştırmaktır. Prim hesaplama programı tam olarak bunu yapar; kuralların nasıl tanımlandığı prim programı sayfasında anlatılıyor.